OJTのときに考えるOffJT的な考え方【零細企業の人材育成】

人事系コンサルタントの永江です。
小さな会社では、OffJTを行うのが難しくて、育成はOJTのみということも珍しくありません。

OJTとOffJT

OJTとは、On the Job Training の頭文字をとったもので、仕事の現場で行われる訓練=トレーニングのことです。まだ習熟の途中であっても実際にやるべき業務に従事させ、それによって知識や技術を身につけさせます。一方のOffJTとは、Off the Job Training の略で、現場の業務とは別の機会をもうけて教育や訓練を行います。

OJTとOffJTは、どちらが良いというものではありません。理想的な運用としては、その場、そのとき、対象となる従業員のスキルや将来性など、いろいろなことを複合的に考えて適切な手法を使い分けます。比較的に失敗のゆるされる業務ならいきなりOJTで指導するのもアリですが、絶対に失敗してはいけない業務はOffJTでよく練習や訓練をしてから本番に臨みます。また、現場から離れた環境で研修を行うことによって知識面での学習効果を高めるという狙いでOffJTを行うこともあります。

OJTに頼りがちになるときの注意

どちらのトレーニング手法もそれぞれに有効性があるのですが、小さな会社はなかなかOffJTの機会を業務時間中に設定出来ないことが多いです。そのため指導や教育はOJTで行われることが多く、それ自体は良くないということはありません。ただ、OJTを行うときには注意があって、そのひとつが、指導内容の体系的な考えが忘れ去られがちということです。

物事を知って、理解して、練習して、できるようになって、という習熟には、その効率のために体系立てられた理論があったほうが良いです。そして、それにもとづいて効率的な順番も考えられると良いです。でも、現場の仕事というのはその順番どおりに発生するとは限りません。そして、効率の良くないステップでトレーニングが行われてしまうわけです。

体系的にOJTを考える

訓練は効率よく行われるのがよく、そのほうが対象のスタッフは早く成長します。スタッフが早く成長すればそれは会社の利益になるからそれを目指すために、効率よい訓練をするというのは当然といえば当然ですね。実際に現場で発生する業務によって訓練をするわけですが、ただ漫然と仕事を教えるよりも指導内容の体系というものは考えておいたほうが良いでしょう。

指導する内容を体系立てて考えておくということは、身につけてほしい業務の内容を体系立てて整理しておくということでもあります。業務や作業の内容を分類して、必要な知識やスキルも分類して、行き当たりばったりにならないように整理整頓しておきます。実際の現場では理想的な順番で指導できないことも多いと思いますが、教育係にあたる人が体系の意識を持っているのといないのとではちょっとした指導にも違いが出ます。そのとおりにならなくてもいいので、体系的にOJTを考えておくことをお勧めします。

 


 



人材要件の軸をしっかりと定める【零細企業の人材確保】

人事系コンサルタントの永江です。
最近は零細企業にかぎらず、組織が人材を確保するのが難しい状況のようです。
しかし、確保が難しいからといって入社してくれそうな人ならなんでもかんでも採用というわけにもいきません。しっかりと軸を定めて基準をもって採用活動を行いましょう。

人材要件の軸とは

人材要件の軸とは、どんな要素をもって採用可否の基準とつくるかという判断軸のことです。たとえば法人に対しての営業力や経験のていどを重要な判断材料にするとか、ある専門分野についての経験がどれくらいあるかを判断材料にするとかです。軸はいろいろと考えられるのですが、とうぜん、会社の事業および募集職種において重要な事柄でなければいけません。人材募集をかけるときの初期段階でしっかり考えておくべきことのひとつでしょう。

人材要件の軸が定まっていないと

人材要件の軸が定まっていないと、本来ならあまり必要でないスキルに惹かれて採用を決断してしまうかもしれません。そうすると、何かについて素晴らし能力をもっている人であっても自社で望むような活躍ができない可能性が高くなるかもしれません。あるいは、「この人、すごい!ぜひ、うちに来てほしい」と思って採用したのに、「思っていたイメージとちがう」となって入社後に冷遇してしまうかもしれません。

これらのことは、人材要件の軸が定まっていないことによって起きます。軸がしっかり決められていれば、そのそのモノサシを当てて判断できます。決まった軸のほかの要素によって惑わされることも減らせるでしょう。判断基準が定まっているということの前に、その基準を何によって設けるかという軸が明確であるのがよいです。

人材要件の軸を定めるための手順

人材要件の軸を定めるには、会社の事業と、事業の中での募集職種をきちんと定義づけておく必要があります。世の中にある一般的なイメージで「こうだろうな」と考えるのではなく、自社独自のものとして定義づけをします。定義づけはできるだけ細かく言語でします。ここであいまいにすると軸や基準もあいまいになるので注意しましょう。

業種や職種の内容が定義づけできたら、そこで現在の会社における不足点を言語化します。さらにその中で重要度が高く、かつ、不足の度合いが高いものをピックアップします。重要度と不速度の掛け算で数値化できると理想です。掛け算で数値が大きいものを最優先する軸として定め、さらに採用可否判断の基準となる程度を決めます。こうやって決めた軸と基準からズレないように採用活動を進めましょう。

人材に不足を感じていると「早く」という意識がどうしても働きます。でも、あたりまえですが、採用してからの時間のほうがずっと長いし、失敗したときの影響はすごく大きいです。軸をしっかりと定める。これを意識してみることをお勧めします。

 


 



ロジカルシンキングにおけるひとつの課題「つなげること(統合)」

思考力トレーナーの永江です。
今日は、私がロジカルシンキングの講座やセミナーをやるようになってから、実はずっと、課題として思っていることについて。

分解し、分類するところからはじめる論理的な思考

ロジカルシンキングをやろうとするときに、対象となる事柄は複雑にからまった多様な要素からできています。あなたのまわりにある解決したい課題を想像してみたら分かると思います。その課題に関係する事柄をどんどん細かくしていくと、すごくたくさんの要素から出来ています。たとえばある店舗の営業成績が伸びないとする。その店舗の人員における情報だけでも膨大なものになります。誰が、どのような役割で、と紙に書き出していくとして、その「誰」や「役割」という要素も、もっともっと細かくできます。「誰」についてであれば「年齢」「性別」のような単純なものから、さらに段階的にいくつも細かくできそうな「経歴」「スキル」という要素も持っていますから。

考える対象をどんどん細かく要素分解していったあとで、次の作業としては分類を行います。この分類は、よくMECEといわれる「漏れなくダブリなく」を目指すべきなどと紹介されています。ただ私の考えでは、「漏れ」がなければよくて、「ダブリ」は絶対に避けるべきとまではいえないです。むしろ、つぎの作業段階を考えるには、あるていどの「ダブリ」があったほうが都合よいとも思えます。とにかく、分解したものを、なにかの共通点にもとづいて分類していきます。その分類はときに階層的になります。

分類後の重要な課題が「つなげること(統合)」

あるとき私は、理想的なロジカルシンキングの過程は「分解と再構築だ」と考えました。せっかく良い考えに思い至ったのですが、実はとっくの昔に他の誰かが考えられていたそうです。本を読んだら早かったんでしょうね。

それはさておき、ロジカルシンキングの最初の段階として要素を細かく分解します。実作業としてはホワイトボードや付箋に書き出すことになるでしょう。そして、それらを分類した後があって、ここから重要です。分類しただけではダメです。分類された別の要素どうしをつなげることを考えなければいけないのです。それは統合ともいえます。

つなげるというのは、たとえばどういうことでしょうか。売上の課題として挙げられた別の要素として、スタッフの中に20代の女性、営業に強い地元出身の有能スタッフがいるとします。また別の要素として、地元民に愛されつづけている商材の可能性がアイデアとしてあるとします。そのときに、ある一人のスタッフの特性要素を、新しい商品のアイデアと結びつけて考えるのが「つなげる(統合)」ということです。ここの部分が実はずっと課題なのです。つまり、「はい、わかった。なるほど、できそう。」などと簡単に言えない作業だし、いろいろ説明しても「これなら出来そう」と思ってもらえない思考工程だし、つまり、それ自体がもう難しいんです。

地元出身のスタッフが新しい商品について、という事例は比較的に簡単に思いつきそうです。でも、そもそも非常に多岐にわたる要素をもった事柄を再構築するわけです。無限ともいえそうな組み合わせのパターンが考えられます。その無限ともいえるパターンの中から、筋が通っていて目的に合致していて、良い思考結果が得られると期待できることを選別していくわけです。これは、なんとなく出来ない人にとってはけっこう難しいものだと思います。

意識して修練を重ねるしかない

この話は、何かが出来るようになるということの本質なのかもしれません。方法論や手法やツールでは解決できない問題です。「つなげる(統合)」という作業をしっかりとしていくということ。センスが必要です。センスは、生まれつきに自然に持っていなければ、修練やトレーニングで身につけるしかありません。ただ、センスが身につくと格段に能力が向上します。これだけ書いておいて申し訳ないですが、いまそのセンスを持っていない人は、意識して修練を重ねましょう。

 


 



セミナーや説明文章における「嘘も方便」

思考力トレーナーの永江です。
私はセミナーの中で、あるいは何かを説明する文章の中で「事例」を挙げることがあります。

事例によって具体的なイメージを持ってもらえる

ざっくりいうと、何かを説明するときには全体のまとめを伝え、そのあとで具体的なことを伝えると伝わりやすいです。たとえば……、

僕の宝物は家族です。家族はお父さんとお母さんとお兄ちゃんです。お父さんは◯◯をしていて、……

こういう構成の文章だと伝わりやすいです。だから、私のセミナーでのお話や、何かを説明する文章では、これから話す内容の要約を先に伝え、そのあとでだんだん内容を細かくしていき、いちばんに具体的なことを伝えるときに「事例」を紹介したりします。要約としてまとめた言葉は普遍的な意味を持ちますが、具体的な事例があると実際のイメージがリアルに持てます。抽象的な要約と、具体的な事例の、両方があるとよいので事例を使ってお話をします。

かならずしも、事例は事実でなくてもよい

具体的なイメージを持ってもらうのが事例の目的であれば、その目的を達成するためにはかならずしも本当の事実である必要はありません。事例が事実であるかどうかなんて相手には分からないことが多いし、本当に伝えるべきことが抽象的な普遍性の部分であれば具体例はイメージを持ってもらうための手段にすぎません。だからその場の創作でもなんら問題はありません。

この話をある人にしたときに「でも、やっぱり、嘘はよくない」と入れました。事実でないものは嘘になるんですね。おそらくこの人は、何が目的で何がそのための手段なのか切り分けができていないと思います。そのときに達成すべきものは何なのかと考えるとわかるはずだと思うのですが……。

 

「嘘も方便」というと、悪い事のいいわけをしているみたいに受け取る人もいるかもしれません。でも、そもそもぜんぜん悪いことはしていないのです。伝えるべきことを伝えるために、いろいろな手段を使う。そのうちの1つにすぎません。

 


 



10月6日セミナー開催「チームマネジメント」について考えてみる

思考力トレーナーの永江です。
金沢で開催するオープンセミナーについて、秋の日程が決まったのでその内容を検討しています。

テーマはチームマネジメント

とある経緯から、2019年秋の開催はテーマを「チームマネジメント」にすることとしました。カタカナになっているのは経緯からのことなのですが、ふつうにいえば組織運営、つまり、一般的なマネジメントのことです。

チームマネジメント=組織運営ということで、基本的な内容は組織を運営する立場の人が、どう考えてどうするのがいいかという内容です。複数の人間があつまったチームがうまく活動していくためにどうするのがいいか。異なる個性をもった人材があつまり、全体としてどう機能していくと良くなるか。そんな内容をお伝えしようと準備を進めているところです。

マネジメントで考えることはけっこういっぱいある

とはいえ、チームマネジメントで考えるべきことのジャンルはけっこう広いんですよね。極めて小さな組織であってもお金のことは考えないといけないし、事務的な手続きが発生することがあればその手間が意外とかかるし。それから、大きな会社でもありますが、小さい組織だと公私混同にも注意したいですね。チームのものを私物化することもそうだけど、けっこう大切なのは、私物を公物にしてしまわないこと。

会社組織だと「ヒト・モノ・カネ・情報」を軸にして考えたりしますが、あるていどこの考えはサークル的な活動にも当てはめて考えられます。町内会にも、もしかしたら、親戚どうしの集まりなんかにも当てはまる場面があるかもしれません。

私がお話をするなら、ヒトと情報

と、いろいろと考えているのですが、私が組織運営についてお話をするなら、やっぱりヒトと情報についてですね。マネジメントの醍醐味はやっぱりヒトに尽きると思うし、うまくヒトを活用するときに情報の伝え方、すなわちコミュニケーションの重要性はいつも感じていますから。そして、それらについてはこれまでの講座やセミナーでお伝えをしたことをうまく結合させて、良いお伝えができると考えました。

異なる個性をもったヒトが集まり、でも、同じものを目指していっしょに活動する。それぞれに役割分担があって、それを仕切るまとめ役がいる。それが一般的な組織であって、大きさに関係ない普遍的な方法論があります。もちろん、チームや組織によって個別の事情や個性的な運用方法があるものですが、チーム運営を考える人がぶつかりやすい問題を中心に内容を吟味していきたいと思います。

 

「ヒト と 情報 からチームマネジメントを考える秋のセミナー」と題して、上記のセミナーを開催します。今のところ Facebookイベントでのみの募集となっていますが、ホームページの問合せフォームからご連絡をいただいても対応させていただきます。

Facebookイベント ヒト と 情報 からチームマネジメントを考える秋のセミナー
オフィスまなぶき問合せフォーム(10月6日のセミナー参加希望とかならずご記入ください)

セミナーの概要は下記のとおりです。
会場:
北陸ガールズスクエア・セミナールーム

日付:
2019年10月6日(日)

開始と終了:
16:30〜18:30

参加費:
2,000円

お気軽にご参加いただけるセミナーです。

 


 



ビジネス的な情報伝達で大切な いくつかの要素

人事系コンサルタントの永江です。
今回はコミュニケーションについてのお話

要素の不足によるコミュニケーションの不出来

コミュニケーションというものは意外と難しいものです。思った意図で伝わらないこと、「そういう意味じゃなかったのに!」と思わされること、勘違い、誤解、いろいろと問題が起きます。日常のなんでもない会話でもそれは起こりえるし、ビジネスにおける情報伝達でも同様です。そして、ビジネス的な情報の伝達では、要素の不足によってミス・コミュニケーションとなることがしばしばあります。

要素の不足とは、伝えるべきいくつかの事柄のうちのいくつかについて伝達もれとなることです。たとえば話の全体として顧客からのクレームを伝えるとします。そのときに、クレームの内容は伝えたけれども、どんな顧客からのクレームなのかという情報を伝えなかった。しかし、ばっちりターゲット層に重なる人からのクレームである場合と、かなり外れた人からの場合では、ビジネス上での対応は違ったものになるはずです。伝えるべき要素に不足があると、その後の思考が正しくできないという結果につながりかねません。

伝達要素のうちでビジネスで有益なもの

ビジネス=仕事における情報伝達では、伝えるべき大切な要素として次のような事柄を考えておくとよいです。それは、1.全体的な累計、2.事柄の主体者、3.事柄の対象者または対象物、4.全体としての背景、5.理由や原因、6.時系列における具体的な進行や流れ、7.結果や結論または要約。日常会話でこれらを漏れなくしようとすると面倒くさそうな会話になってしまいますが、ビジネスにおいては漏れがないことは大切です。誤解なく、その後の思考が比較的に正しく行われるようにするためにこれらの要素は重要です。

情報伝達に漏れをなくして論理的な思考につなげる

上記の要素についての考え方は、ビジネスを科学的に進めるために有効です。科学的であるということは論理的であるということでもあります。感性でビジネスを進めて成功できる人にはなくてもよい考え方かもしれませんが、多くの人は論理性という共通言語によって成功の再現性が高められます。この辺のことはまた別の機会で触れたいと思いますが、ビジネスにおける成功のために論理性は重要であり、論理性のある思考のために情報に不足があっては好ましくないということです。情報伝達に漏れをなくして、論理的な思考ができるようにしていきましょう。

 


 



シンプルであってもイージーではない

思考力トレーナーの永江です。
セミナー等を開催すると、あるいは開催されているほかのセミナーを拝見して感じること。

イージーを求めてセミナーを渡り歩く

私もたまに見かけるし、同じようにセミナー講師をやっている人からも話をききます。「セミナー・ジプシー」と呼ばれる人たち。いろいろなセミナーを受講して、「なるほど、そうか」「勉強になった」と思って、でも、また別のセミナーに参加する。そして「◯◯だけで△△できる!」という謳い文句に誘われてまた別のセミナーを探していく。で、けっきょく、何も自分の中で変化を起こせずに、とりあえず「学んだ!」という気持ちになるだけでなんとなく満足したような気になっておわり。

こういう人たちって、「簡単に△△ができるようになりたい」と思っていて、その「簡単」というのをイージー(easy)という意味でとらえているんですね。でも、できない何かをできるようになるのに、イージーに済ませられることなんてまずありえないです。

シンプルという意味の簡単さならありえる

でも、一方で、シンプル(simple)という意味での簡単さで何かができるようになるのはありえます。たとえば、私は食事制限をする「だけで」他の生活習慣を変えずにダイエットしました。あるいは、私の生徒さんは、毎日かならずSNSに投稿しつづける「だけで」起業当初のスタートダッシュに成功しました。また、毎日ぜったいに数学の学習時間を1時間以上これまでより増やすという「だけで」成績をアップさせた塾生さんもいます。やっていることは非常にシンプルです。

これらの取り組みはシンプルなので、そういう意味で「簡単」といってもいいかもしれません。一回一回のどれをとっても、別にその人にとっての難しいことをやっていません。やろうと思ったら絶対にできることです。それをきっちり続けることで効果をあげています。そういう意味での簡単さであれば、自分のなかでのなにか大きな変化を起こすこともじゅうぶんに可能です。

魔法みたいにパッと変化を得られるはずがない

セミナー・ジプシーの人たちは、怠け者です。魔法のように、あるとき、あることを知っただけで、パッと突然に素晴らしい自分になれると期待しています。そんなこと絶対にないです。自分が今までも自分とかわって、何か変化を得た存在になるには、やっぱり普通は努力や工夫や、そして継続が必要です。何かの道具を得て急にうまくできるようになることはあっても、でも、その道具も上手に使えるようになるには練習や勉強が必要だったりもします。甘えていないで、ちゃんとしっかり勉強し、工夫し、それを継続して、自分に変化を起こしましょう。

 


 



「波に乗る」ということ

思考力トレーナーの永江です。
思考力がどうこうとか、自分で考えられるようにとか、偉そうなことを言っていますが、「カン」に頼ったほうがいいこともあったりします。

たとえば「モテ期」というものについて

世の中には「モテ期」という言葉があります。人生のなかで何回かあるそうで、理由がわからないけど、たまたま異性にモテる時期です。思い返せば私にも何回かあって、わけがわからないけど女性からアプローチを同時期に複数から受けました。こういうときにどうするか。なぜモテているのか考えてもわからない。どう対応をするのがいいか考えても考える材料が思い当たらない。けっきょく、「カン」にたよって反応します。

世の中で「モテ期」という言葉が使われるときも同様に、なんだかわからないけどモテている、という文脈で使われているようです。つまり、理由が明確にはわからないということです。だから対応についても論理的に考えることができずに、「えいや!」とカンで動くことになります。なんとなくアプローチを受ける。勢いに任せてつきあうことにする。良くも悪くも論理的ではない対応をします。

突然に訪れる人生の転機

これも私自身のことですが、人生の転機といえる岐路が何回かありました。そのたびにどうするかの判断をしています。でも、自分のまわりにある環境がどうしてそうなっているのか分からないんです。さっぱりわかりません。だから、モテ期のときと同様に「カン」にまかせて人生の選択をしてきました。

もちろん、大切な大切な自分の人生のことですから、時間をかけて考えはします。でも、論理的考えるには材料が不十分です。だから、とても大切なことであっても「えいや!」と腹をくくって「カン」を頼って判断するわけです。それが良い判断だったのか悪い判断だったのかはわかりません。「きっと良い判断だったのだ」と思うことくらいしか後からは出来ません。とりあえず今のところはひどく悪い判断はなかったように思います。

自分では作れない波に乗る

「波に乗る」というときの「波」は、自分ではどうしようもない周辺状況の変化の中で、自分にとって良いものだと言えます。でも、状況が怒ったときに、それが良いものか悪いものかを論理的には判断できないこともあります。そのときは「えいや!」とカンだよりで判断するしかありません。

とはいえ、一生かかってもその「波」を読める(=良いか悪いか判断できる)ようにならないかというと、けっこう経験値で出来るようになるように思っています。「カン」が鋭くなるという言い方もできるかもしれません。論理的に冷静に判断できなくて、カンに頼っていくしかないこともありますが、いざというそのときのために、そのカンを磨いておくように意識をしておくことは大切なのかもしれません。波は自分で作ることができないけれども、良い波ならばぜひ乗っておきたいですからね。

 


 



社長がやる情報発信の注意【零細企業が人材を確保するために】

人事系コンサルタントの永江です。
最近では、社長さんがFacebookなどのSNSを活用するのも珍しくありません。
でも、どんな便利なツールにもいえることですが、やっぱりSNS活用には注意したほうがいいことがあります。

Facebookにありがちな投稿の傾向

私が見ている範囲ではありますが、Facebookに代表されるような実名型のSNSは、あるていどプライベートを晒すような投稿が多いです。人によっては仕事のことよりも、休日に誰とどこに行ったとか、誰とどんな食事をしたとか、そういう内容が多いです。上手な人はそういう内容の投稿からもうまく仕事につなげるのですが、単にプライベートを明らかにしているだけの人もいらっしゃいます。

これは、Facebookの仕組みにも起因していると思うのですが、「いいね」をなるべく多くもらいたいということが理由のひとつになっているのではないかと考えています。つまり、明確に仕事のこと、特に宣伝めいた投稿をすると「いいね」が少なくて、楽しく食事をしている様子なんかをアップすると「いいね」が多くもらえるのです。同じように投稿するなら反応が多くもらえるほうが嬉しいし、それで、「いいね」をもらえる可能性の高いジャンルの投稿が多くなるんだと思います。

目的は何かを忘れないように

私自身が自分に言い聞かせていますが、「楽しい」という感情とともにやっていることの目的を見失わないようにしたほうがいいです。Facebookで自分の事業を広く知ってもらおう、そのために頻繁に投稿しよう、でも、「いいね」を多くもらえるのは食事の投稿だ、だから……。となるのは理解できるし、それ自体は悪いことではありません。でも、目的を見失いがちになるので注意しましょう。

食事の投稿をしても、プライベートを晒しても、それで「いいね」をたくさんもらってSNS上で交流をふかめ、その先に事業のアピールをするということなら良いです。でも、いつの間にか「いいね」を多くもらうことが目的になってしまって、事業的なメリットにつなげることを忘れてしまってはいけません。たまにそういう人をお見かけします。繰り返しますが目的を忘れないようにしましょう。

情報発信の全般にいえる注意点

相手が明確な情報発信は、その目的を忘れにくいように思います。たとえば取引先の担当者に情報を伝えるというときに、伝えることの目的を見失うことは稀なのではないでしょうか。しかし、インターネット上のSNS等による情報発信は相手がハッキリとはしていなくて、あいまいで不特定多数だったりします。そうするとメッセージ性がぼやけてしまって、目的から外れた情報発信になってしまいます。そうならないためにも、不特定多数が見るような媒体であっても、ちゃんと相手を明確に想定して発信していくようにしましょう。ここでもペルソナ設定は重要です。

 


 



テレワーク、リモートワーク、注意すること

人事系コンサルタントの永江です。
最近はテレワークとか、リモートワークという言葉が知られるようになりました。
働き方が多様になったことのひとつの象徴だと思います。

テレワークとは、リモートワークとは

簡単にいうと、会社に出勤しないで他のところで仕事をすることです。ただし、古くからある営業職のように客先に出向くとか、運送業のように外に出ることそのものが仕事になるものではありません。たとえば経理の仕事を自宅でやって、必要に応じて会社の同僚や上司・部下と連絡をとる。つまり、以前は会社にいて事務所の中でやっていたような業務を、自宅などのスペースで行うことをいいます。そのときに、完全に独立してやるのは無理で、なんらかの連絡をとりあうことや情報共有が必要なので、それらはインターネットを通じて行うのが一般的です。

コミュニケーションのメインはインターネット

テレワークやリモートワークと呼ばれる働き方をするときに、コミュニケーションは主にインターネット経由になります。チャットやEメールなどの文字のやりとりや、Zoomなどを使ったテレビ電話的な会話など。必要なときにつながって情報の受発信をします。

すばやいやりとりなら電話、ネット回線の通話がよいでしょうね。情報の記録ややりとりのログを残したい場合はグループウェアやチャットツールなどが向いています。リアルタイムである必要性が低く、相手のタイミングで読んでもらればよいとなれば、メール型や掲示板型のツールが活躍しそうです。

文字情報だけのときの注意点

これは私自身が何度も体験していることです。文字だけの情報だと、相手の感情や微妙なニュアンスが分からないんですよね。だから、同じ文章が書いてあっても、受信する側の勝手な想像で、「怒っている」「冗談ぽく言っている」「嬉しく思っている」などの感情面が実際とは違った受け取られ方をすることがあるのです。

そして、相手を不快にさせるつもりなどまったくないような事実を伝えただけなのに、相手が嫌な思いをしたりすることもあります。本当に言葉どおりの質問をしたのに、なにか裏があるのではないかと思われたこともあります。人間は自然に行間を読む生き物なんですね。

だから、私が文字のみで情報をやりとりするときには、なるべく優しい印象で相手に伝わるように言葉を選ぶようにしています。たまに怒りを表現するためにキツイ言い回しを入れますが、こういうときはかえって失敗します。怒りが相手に伝わらないという……。けっきょく、文字の情報は淡々と、でも優しい言い回しで伝わるようにして、感情を伝えるときにはそれに相応しい音声通話などを使うのが良さそうです。

テレワークやリモートワークを導入しようとしている人は、ちょっとアタマの隅に置いておいていただくといいかもしれません。