ビジネスメール、やりとりを終えるタイミング

思考力トレーナーの永江です。

ビジネスの世界で電子メールを使う人はたくさんいます。
しかし、当たり前のものになってしまったがために、
基本的なことを教わらずに、
あるいは考えることもなく使っていて、
結果としてマナーがなっていないということがしばしばあります。

あなたはそんなことになっていませんか?

 

例えば、以下のようなやりとりをメールでしたとします。
本当はもっと挨拶やなにかをたくさん書きますが、
内容の要約だけを抜き出しています。

 

A.
いつもおせわになっています。
◎◎についての見積りをいただけないでしょうか。

B.
承知いたしました。
こんな感じになります。ご確認ください。

A.
ありがとうございます。
検討しましたが、今回は発注を見送ります。
また、何かあったらよろしくお願いします。

B.
そうですか、承知いたしました。
また、よろしくお願いします。

A.
せっかく見積りをいただいたのにすいません。
次があればまた検討しますので、ご容赦ください。

B.
いえいえ、とんでもございません。
こちらこそ、ご期待に応えられずに申し訳ないです。

A.
そんな、こちらこそ、すいません。

以下、延々と……。

 

さて、今回は、
メールのやりとりをどこで終えるのかということだけを考えます。

そうすると、上の例の場合はどこで終えると良かったのでしょうか。

 

結論を言うと、2回めのBの出すメールで終えるのが良いです。

ところが、
実際のビジネスの現場では、
その前のAのメールで終わってしまうことがしばしばあって、
これはBがマナー違反となって、好ましくありません。

注文がとれずに不愉快なのかもしれないし、
Aの意思が確認できたから満足したのかもしれません、。

しかし、
Aは「発注を見送る」という意思表示をしているのですから、
Bはそれに対してのリアクションはするべきです。

 

それ以降のやりとりは無駄になります。
ほどよいタイミングで切らないとキリがありませんからね。

ビジネスメールのマナーは大丈夫ですか?